有效解決問題

2022-05-16 13:26:36

2022年5月14日,在周六全體管理干部早會上,總經理王風華先生闡述了有效的解決問題應從深入了解問題、制定解決方案、建立監督機制、對資源需求要直掏核心等四個方面去著手。

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自從建立報備和預警機制以來,我每天都會收到二十幾封有關交期、品質、生產等方面的報備或預警郵件。從這些郵件中,我發現有的立案、報備郵件沒有講清發生了什么;有的預警郵件回復沒有給出具體的措施;有的預警回復郵件沒有給出解決問題的最后期限;還有的郵件對當前解決問題的狀態沒有報備清楚等等。公司高層團隊每天花1-2個小時來處理這些郵件,如果所報備或所回復的內容不符合邏輯,或者說不能有效的解決問題,那就是在浪費時間。那么,如何做才能有效的解決問題呢?

一、深入了解問題

1930年5月,毛澤東同志為了反對當時紅軍中存在的教條主義思想,專門寫了《反對本本主義》一文中提出“沒有調查,就沒有發言權”。一些管理干部在處理問題時習慣于通過電話、郵件、微信來處理,不愿意到現場去了解問題的真相。這也是我為什么經常批評物流部副總陳彬輝和代理總工張銳,一些長時間他們解決不了的問題,讓姚總監出馬就解決了。為什么不同的人處理問題的結果會有這么大的差異呢?究其原因:姚總監在處理問題前會到現場去了解問題的真相。而陳副總和張工不愿走現場,習慣于聽下屬講--發生了什么。1968年,毛澤東同志號召“知識青年到農村去,接受貧下中農的再教育,很有必要”之后,大量的知青上山下鄉,到最廣大的農村定居并參加勞動。在這里,我們不談知青下鄉的政治意義,有一點是可以肯定:“知青上山下鄉”讓城市青年知道糧食是從哪里來,而不像現在的都市孩子以為西瓜是從地里挖出來的,花生長在樹上。昨天晚上,我家的孩子問到西漢張騫出使西域的意義,張騫出使西域最初的目的是去大月氏,欲聯合大月氏共擊匈奴,但是在途中兩次被匈奴所俘,十多年后才逃回來。可以說,張騫出使西域是沒有完成最初的使命。那么張騫西域之行的意義何在?從長遠的角度看,張騫在被俘的這十多年對匈奴所轄區域的風土人情、地形地貌的實地勘察,并繪制成地圖,為后來衛青、霍去病出兵進攻匈奴提供了寶貴的信息和資料。古人云:“百聞不如一見”、“讀萬卷書不如行萬里路”就是這個道理。所以,認識問題,深入現場去了解真相是解決問題的第一步。

二、制定解決方案

曾國藩云:“天下事,在局外吶喊議論,總是無益,必須躬身入局,挺膺負責,乃有成事之可冀”。 這句話的意思是:無論干什么事情,光是站在局外討論,注定是沒有用的,必須積極投身到其中,挺起胸膛擔負起該擔的責任,才有可能實現目標、收獲成功。躬身入局、擔當作為是能干事、會干事、干成事的不二法門。在周四“三流會”上,物流部的同仁就抱怨因為接單不均衡,導致計劃不好排,物料配套難。試想一下,甌海自成立二十多年以來,哪一年的負荷是均衡的?如果接單按你的意愿均衡接單,物料不用做任何動作就可以準時回來,生產不用任何調配就可以按計劃達成目標,那么物流部這么多人的價值又體現在哪里?作為管理干部在面對問題時不能逃避問題、不能推脫責任,也不要埋怨。要學會擔當、躬身入局和挺膺負責。當問題到你面前時,只有心存“我就解決問題的最終負責人”這種責任止于此的態度,才能快速的解決問題。同時,我們還應快速的制定出解決問題的方案,明確由誰來做、什么時間做,怎么做,要做到什么程度。

三、建立監督機制

管理學上說“下屬只做你檢查的工作,不做你希望的工作”。IBM前董事長郭士納也說過:“員工絕對不會做你希望的事情,只會做你考核的事情。”公司內有一部分員工很自覺、很努力的工作,但大部分人是靠監督來完成任務,還有一部分人需要別人幫助才能做好份內工作。從主觀愿望上講,我們都希望所有員工都能發揮主觀能動性,自主獨立的把工作做好。實際上,如果不檢查下屬對自己交待的事項是否立即采取行動,不核對項目進度是否按原計劃推進,那么最終的結果往往不盡人意。沒有監督就沒有落實,國家為什么成立市場監督管理局、稅務局、審計局等行政機構?其目的也是起監督作用。如果一個人生病了,不去醫院檢查,靠禱告或喝符水是難以治愈的。管理者有四個職能,即計劃、組織、領導、控制。控制工作包括確立控制目標、衡量實際業績、進行差異分析、采取糾偏措施等,對正常的工作我們要建立監督機制,對異常問題我們更應做好控制工作。

四、對資源需求要直掏核心

公司早期的會議語錄是“我是有準備而來,我清楚的知道我答應別人和別人答應我的事項,今天我將在此核對,并確保提問或回復問題明確、直掏核心!”在整合資源完成任務時,這句語錄也同樣適用。因為不同的職責分工,每個崗位手頭的資源有限,每個人都有能力邊界。很多問題憑自己一人之力難以解決的時候,我們就需要團隊協作或尋求高層的幫助。在尋求資源支持時,我們要做到單刀直入或者說是直掏核心,明確告訴對方“我要什么樣的資源支持,才能達到預期的結果。”而不能像有些作家寫的文章,讓讀者冥思苦想的去理解,去查找語句背后的典故。管理工作就是要直接明了,不能繞彎子。因為公司高層有很多問題需要去思考,有很多事務需要去拍板,如果每個人所報備的內容都需要上級多問幾個為什么,就是在浪費別人的時間。

認識問題,深入現場去了解真相是有效解決問題的第一步;面對問題時,我們應躬身入局、挺膺負責,做到責任止于此,并快速的制定出解決問題的方案,明確由誰來做、什么時間做,怎么做,要做到什么程度。對正常的工作我們要建立監督機制,對異常問題我們更應做好控制工作。在尋求資源支持時,我們要做到單刀直入,直掏核心,明確告訴對方自己需要什么樣的資源支持,不能繞彎子。

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